Organiser l'inter: logistique et buvette

[Kim]

J'ouvre ce sujet pour mettre ici mon expérience d'orga, concernant le prévisionnel, la logistique et la buvette durant l'Inter. Ces parties sont, en effet, les choses les moins évidentes au niveau d'un évènement aussi important.

 

1) Prévisionnel et  logistique

 

a) La salle

 

Quand on fait le budget prévisionnel de son inter, la première des choses, est de se fixer un nombre minimal de participants. De façon générale, prévoyez bas. Dans votre estimation, il faut tenir compte de votre emplacement géographique et de la répartition des grosses communautés de joueur. Par exemple, si vous organisez l'Inter à la Réunion, n'attendez pas beaucoup de participants (le billet représentant un coût). Pour la France métropolitaine, 168 joueurs semble une bonne base. Si votre évènement tend à 168 joueurs, votre budget sera équilibré. A plus, vous aurez plus de sous pour augmenter les autres postes.

 

La salle est le gros poste de dépense. Sur le budget prévisionnel, considérez ce dernier comme correspondant au plus à 70% de votre somme de départ. Pour un Inter de 168 personnes à 40€ le ticket, vous pouvez payer au plus dans les 4700 € pour la salle et son équipement. En terme de taille, il faut une salle de 3000 m2. Une salle de 2000 m2 est largement suffisante pour 168 joueurs. Sauf que si vous dépassez ce plafond, et que la salle est trop petite, les joueurs seront serrés. Quand vous présenterez votre dossier pour l'Inter-régions, il faut que vous puissiez chiffrer un maximum de joueurs. Avec une salle de 3000 m2, votre maximum pourra facilement aller au delà des 250. Cet aspect est important pour motiver les joueurs et les votes. Si une grosse région sait qu'elle peut descendre avec 5 équipes, elle verra d'un oeil plus favorable que si elle ne pouvait descendre qu'avec 3 équipes.

 

Chose trés importante, il faut qu'il y aie dans la salle, beaucoup de frigos/ congélateurs. Les frigos sont le cœur de la cuisine de l'évènement. Plus vous en aurez, plus vous pourrez envisager une buvette et des repas de qualité. Pour un inter de 168 personnes, je pense qu'il faut au moins 8 petits frigos/ congélateurs top (ceux des petites cuisines). Les personnes en charge de la salle peuvent en avoir en stock pour les gros évènements, n'hésitez pas à les demander. Prévoyez aussi le transport de frigos persos pour l'évènement.

 

Un autre point crucial pour déterminer quelle sera votre salle, est son accessibilité. Ce terme entend: Quelle est sa contenance en terme de place de parking ? Ces dernières sont gratuites ? Payantes ? C'est important car si vos joueurs doivent trouver une place à 500m de la salle, ils risquent de faire la grimace. Il en va de même si les seuls parkings sont des parkings payants. 

 

Quand vous allez louer la salle, faîtes votre pleureuse. Vous êtes une petite asso avec un budget limité (sortez là, votre prévisionnel à 168 joueurs) et mettez en avant le côté exceptionnel de l'évènement (plus gros tournoi de figurines de France), avec des participants venant de loin (Les Belges, les Suisses, les Luxembourgeois pour donner une dimension internationale à l'évènement) etc. Si vous êtes dans une grande ville, les gestionnaires de la salle seront peut-être moins sensibles. Dans une ville petite ou moyenne, cela peut vous servir dans la négociation. 

 

Dans le prix de la salle, vous devrez aussi prévoir les tables et les chaises. Pour les tables, il faut compter une table par joueur et une table par équipe pour la restauration. A ces tables, s'ajoutent une douzaine de tables pour les plateaux de présentations, la table de marque (3 à 4 tables) et la cuisine. Même si votre prévisionnel de départ est bas, prévoyez large pour les tables. Plus vous aurez de tables, plus vous pourrez agrandir votre évènement. 260- 270 tables est un bon chiffre de départ pour 168 participants. Côté chaises, tout dépend de la formule de location de la salle. Si la formule ne donne pas de limite de chaises, faîtes vous plaisir en comptant 2 chaises par joueur. Si les tables et chaises sont payantes, prévoyez à la baisse. 250 chaises est un bon compromis car les joueurs manquant de chaises prendront leurs chaises de jeu et cela vous fera des économies.

 

Vient ensuite la question du gardiennage. Avoir un gardien la nuit, c'est super mais cela coûte une blinde (comptez un minimum de 400 € par gardien). Évitez les salles avec un gardien assigné. Ces derniers peuvent avoir des horaires de fonctionnaire: Si la salle ouvre à 9h00, les participants ne pourront entrer qu'à 9h00 et le début de votre tournoi prendra dés le début du retard. pareil pour le fermeture de la salle. 21h00, c'est 21h00. Il est vital que vous ayez accès à la salle selon vos horaires (pour commencer plus tôt ou fermer à la bourre).

 

Voilà en gros tous les points relatifs à la salle. Voyons maintenant, ce qu'il en est des autres besoins en logistique matérielle.

 

b) Le reste de la logistique matérielle.

 

Quand on organise un inter, se pose forcément un problème: Les décors et les tapis. Trés peu d'associations ont le matériel pour faire un Inter. Du coup, on est obligé d'emprunter du matériel à d'autres associations et de fabriquer du décor.

 

Au niveau de l'emprunt de décors, il convient de faire attention. Certaines associations en ont beaucoup et vous en proposeront de bon cœur. Toutefois, la meilleure solution, est de demander à plusieurs endroits du matériel. Pourquoi ? Parce que certains joueurs pourront penser que tel ou tel club a été favorisé (au niveau de la peinture) car il fournit beaucoup de matériel. Il ne s'agit que d'une possibilité mais en demandant des décors et surtout tapis à plusieurs autres assos, vous couperez court à toute critique éventuelle. Même si certains clubs peuvent vous prêter des décors etc. il faudra aussi certaines fois aller les chercher sur place ou les récupérer sur d'autres tournois.

 

Pour fabriquer des décors, le top, c'est de ne pas être tout seul. Fabriquer des décors pour un inter, c'est souvent passer  d'une production artisanale à une production industrielle. Une des clés est de cloisonner au niveau de la répartition. Ainsi une personne sera affectée uniquement aux haies, d'autres aux collines etc. Pourquoi ? Parce que le personne mettra du temps au début mais par la suite, avec l'habitude, ira plus vite. A moins d'avoir beaucoup de temps, n'essayez pas de faire des trucs ultra chiadés. Faites du simple et efficace avant tout. Faire du décor à la chaîne, implique avoir des frais. En effet, quand on a une soixantaine de collines à faire, il est difficile de tout récupérer sur des chutes de polystyrène. De même, si vous choisissez de coller vos décors sur une plaque carton par exemple, vous n'aurez pas sous la main des calendriers d'entreprises à n'en pas finir. Faire des décors à la chaîne a un coût qui souvent, doit être compté à côté du budget de l'évènement. Cet argent est souvent récupéré quand vous vendez les décors après l'évènement.

 

Les dimensions des décors ETC (en pouces)

 

Hills 6x8”

Forests 6x10"

Fields 6x8”

Walls 1x8”

Water 6x10”

Ruins 8x8”

Impassable 6x6”

Buildings 6x8”

 

Parmi le reste de la logistique matérielle, il y a tout ce qui va vous aider: camion, diable, transpalette (souvent présent dans la salle) ... Parmi cette autre logistique, je rappelle encore une fois, l'importance des frigos pour la buvette et la cuisine, petit détail qui par une habile transition, nous amène à la buvette.

 

2) La Buvette et la cuisine

 

Avant toute chose, il faut savoir que la buvette est le cœur de votre manifestation. Les rondes, l'appariement sont rarement critiqué par les joueurs sur place. Ils sont là pour jouer, ils jouent. En revanche, la buvette et la cuisine seront les cibles de toutes les critiques. Si les repas sont mauvais, les boissons trop chères etc. L'inter sera jugé pourri. Tout dépend donc de la buvette et de la cuisine et de leur organisation.

 

a) Avant l'évènement: La mise en place des menus

 

Les organisateurs accordent peu d'importance aux repas. Pourtant, ces derniers peuvent faire pencher des votes en faveur de votre dossier. La plupart des organisateurs ne sont pas cuisiniers ou n'ont jamais travaillé en cuisine. Aussi, je vais vous donner quelques règles.

 

1) Ne proposer que des repas froids. Pourquoi ? Parce qu'au niveau des installations, il est quasi certains que vous n'aurez pas les structures suffisantes pour cuire. Pour servir juste 168 bonhommes en même temps avec un simple burger, à raison de 12 steaks par plancha, il vous faut 14 planchas. Et 14 personnes pour s'occuper juste de la cuisson des steaks. J'ai bien écrit, juste pour la cuisson des steaks, je passe tous les autres postes comme la préparation des burgers etc. Les repas froids ont l'avantage de pouvoir être faits avant la ruée des joueurs et donc, de vous donner plus de temps de préparation.

 

2) Les sandwichs. Qui dit repas froids, dit sandwichs. Pour cela, je conseille 3 sortes de sandwichs. Vous pouvez en avoir plus mais vous risquez d'avoir plus de pertes sur vos aliments (La perte est ce qu'il vous reste sur les bras à la fin). La règle d'or des sandwichs, c'est un sandwich sans porc (genre poulet), un sandwich végétarien, un sandwich demandé (le classique jambon). Pourquoi ? Le sandwich sans porc est pour les joueurs musulmans. Ne vous emmerdez pas à chercher du hallal, les joueurs musulmans représenteront une minorité. Ce sandwich est aussi la variation du sandwich jambon (Les joueurs désirant changer prendront ce sandwich par exemple le dimanche aprés avoir mangé le samedi un jambon). Le sandwich végétarien est pour les végétariens. Il n'y en a pas des masses et le sandwich sera peu demandé mais comme le sandwich au poulet, il proposera aussi une variété pour ceux en cherchant.

 

Si vous pouvez avoir accés à des produits professionnels (genre une carte Métro ou Promocash), il existe des filets de poulets sous vide. Autrement, prenez des tranches de jambon de poulet. Comme pour le jambon. Si vous servez une salade ou si vous mettez de la salade dans les sandwichs, utilisez de la salade iceberg. Il s'agit de la salade utilisée pour 90% des sandwich fait par des pros. Elle est condensée et demande peu de temps pour être lavée.

 

En accompagnement du sandwich, les chips sont le grand classique. Autrement, vous pouvez proposer une salade verte pour avoir de la variété.

 

Parmi les alternatives aux sandwichs, il y a les quiches et les pizzas froides. Ces dernières demande un espace de stockage et risquent de ne pas caler certains gros mangeurs.

 

3) Les entrées - desserts

 

Les entrées et les desserts vont être ce qui va vous démarquer des autres. Comme pour les sandwichs, le mieux, c'est de faire du froid. Il s'agit, là encore, d'une question de bénévoles mobilisées pour de la cuisine chaude. Évitez les desserts recherchés faits maison. Je vais ici redonner l'exemple du tiramisu: Quand on fait un tiramisu pour 8 personnes à la maison, cela prend 10 minutes. En faire pour 168 personnes, vous prend 21 fois plus de temps, soit 210 minutes ou 3 heures et demie si vous préférez. On peut faire de la cuisine maison du coup, mais il ne faut pas que cette dernière vous prenne trop de temps à faire. Si vous voulez faire de la cuisine maison, faîtes des choses que vous pourrez congeler. Toutefois, prévoyez un congelo entier pour vos plats. Faire 21 gâteaux au chocolat maison pour les 168 bonhommes, revient à avoir la place pour 21 gâteaux dans son congélateur.  

 

Pour en revenir aux entrées et desserts, évitez les plats risquant de ne pas faire l'unanimité. Un exemple: La salade de lentilles froides à la menthe. Tout le monde n'aime pas les lentilles. Encore moins les lentilles froides. Et encore moins les lentilles froides à la menthe. Même si ce genre de plat peut être trés bon, il risque de ne pas faire l'unanimité et donc de favoriser les mécontents. Restez donc si possible assez classiques. En dessert, le gâteau au chocolat fonctionne trés bien.

 

Si vous pouvez, essayer de régionaliser une partie de vos entrées/ desserts. Cela vous permettra ainsi de mettre en avant votre côté régional. Quelques exemples de régionalisation: En Bretagne, mettre un far breton en dessert; En Lorraine, mettre une tarte à la mirabelle; Du côté de Toulouse, un petit quelque chose avec de la violette ... Le plat régional a un coût qui n'est pas négligeable mais donnera envie de venir dans votre région. Vous pouvez aussi faire déguster un petit verre de vin régional (genre 20 cl).

 

Évitez les plats qui peuvent vite tourner comme les fruits de mers.

 

Quel que soit vos choix de menus, gardez en tête qu'il vous faudra commander de grosses quantités. Les grosses quantités impliquent quelque fois de l'espace de stockage. Si un boulanger doit vous faire des baguettes pour 168 bonhommes, il y a des chances qu'il vous demande de congeler une partie du pain qu'il fera dans la semaine.

 

En terme de desserts, les classiques sont les flans, salade de fruits, gâteau, tarte aux pommes etc. Au niveau des entrées, salades composées, assiettes de charcuterie (assez chères toutefois), gaspacho etc. Dans votre prévisionnel, consacrez aussi un gros budget aux emballages: Pochettes à sandwichs, assiettes en plastique, emballage plastique etc. Un emballage individuel (une boîte en plastique qui se ferme par exemple, vous fera gagner beaucoup de temps plus tard.

 

Enfin, quand vous montez votre dossier,mettez des photos de votre menu: La gourmandise aide à recevoir des voix. N'ayez pas peur de consacrer un budget important aux repas dans votre prévisionnel, quitte à être plus cher que vos concurrents ne présentant qu'un sandwich au jambon. Une cuisine de qualité renforcera votre projet.

 

b) Avant l'évènement: Équipe et achats

 

Une des points cruciaux de tout Inter ou gros tournoi, est d'avoir une grosse équipe de cuisine. Pour cette équipe, il faut prévoir une dizaine de personnes. Avoir autant de bénévoles, n'est pas évident pour le club qui organise, surtout si ce dernier est petit. C'est pour cela qu'il faut aller chercher les petites mains parmi les proches: Parents, copine, famille etc. Il faut demander aux joueurs et à leurs proches. Pour savoir qui sera présent, commencez à dresser une liste. Faites aussi une réunion, une ou deux semaines avant l'évènement. Cette réunion permet d'avoir une idée des gens présents mais aussi de leur présenter ce qui va être fait au niveau de la cuisine, les recettes, commencer à attribuer à chacun des postes, déterminer le matériel à amener (qui amène des cafetières par exemple) etc. Au moment des repas, tout le monde devra mettre la main à la pâte. Tout le monde sauf une personne qui assignée à la buvette, servira les joueurs.

 

Une autre donnée essentielle d'un inter, est les achats. Quand il y a plus d'une centaine de bonhommes qui vont manger sur place, on ne peut pas faire ses courses en dernière minute. Il faut tout prévoir, longtemps à l'avance. Je m'explique: Si vous avez 168 joueurs et que vous leur faites des sandwichs, que chaque sandwich est fait avec 1/3 de baguette, il vous faudra 56 baguettes chaque jour. Il faut donc prévoir la chose avec le boulanger afin que les baguettes soient prêtes et que quelqu'un puisse aller les chercher avant le début des batailles. Vous pouvez aussi négocier avec le boulanger, des pains particuliers à sandwich (genre plus briochés). Au niveau du nombre, prévoyez vous de la marge. Pour 168 joueurs, prévoyez 5 baguettes de plus, des fois qu'il y aie de la casse et pour faire manger vos bénévoles.

 

Listez le plus possible vos achats: Il y a tout ce qui est lié aux repas, mais aussi à la buvette, aux petits déjeuners ou aux à côtés. Il y a toujours des oublis sur des petites choses comme les filtres à cafés etc. Prévoyez des poubelles et des sacs poubelles, beaucoup de sacs poubelles.

 

 

 

 

Modifié le 29 juin 2017 par Kim
Complément du sujet sur les équipes cuisine et les achats

[Falanirm]

Bonne idée pour encourager les futurs organisateurs (pas forcément d'IR).

 

Je préciserais que certaines communes font des tarifs préférentiels pour les asso localisées chez elles, à Rouen on a eu la salle (propriété de la commune) à moitié prix parce que l'orga comprenait une asso rouennaise, ce qui dégage du budget pour l'autre poste important : la bouffe !

[Elros]

Très bon ce retour d’expérience ! J'en avais parlé vite fait par mail à Gandarin pour un possible projet inter à long terme ou autre gros évent dans l'est. 

 

 

[damsetoi]

Bien ca permet à certains de bien mesurer l ampleur de la manifestation ou du moins leur donner quelques idées.

ce serait intéressant de savoir combien de personnes minimum pour organiser le tout et le jour J 

[Falanirm]

 

Damsetoi, en 2015 on était 4-5 en amont (répartition orga principal/logistique/règlement...) et 18 le jour J, et c'était un minimum, il faut beaucoup de bras pour installer le bousin, à Toulouse il me semble qu'ils étaient plus de trente. Aussi ne pas hésiter à réserver la salle la journée entière de la veille.

[Haltaifkathr]

A Valence, on était 8 le jour J.

 

Ne faites pas ça chez vous, il faut plus de monde 

Modifié le 21 juin 2017 par Haltaifkathr

[Cheveux]

il y a une heure, Haltaifkathr a dit :

A Valence, on était 8 le jour J.

 

Ne faites pas ça chez vous, il faut plus de monde 

 

En Rhône Alpes, on aime les défis absurdes ^^

Après, Grosacquet vaut bien 10 personnes normales en ce qui concerne la buvette

 

Très intéressant merci, en Pays de la Loire un projet est également dans les tuyaux

[Grosacquet]

C'est gentil Cheveux mais j'ai perdu au moins 1 an d'espérance de vie à bosser comme ça pendant un w-e. Je rejoins Falarnim, faut au moins une douzaine de personne à la logistique hors jeu pour être bien.

 

Heureux de lire que le flambeau est de nouveau passé.

Modifié le 22 juin 2017 par Grosacquet

[damsetoi]

Tkt Yohann, la question etait juste à titre informatif ! Rien de mon côté...

mais question importante pour les possibles futures propositions

[niko]

Super sujet complet et documenté!

Merci!

[Gob des traboules]

Il y a 13 heures, Haltaifkathr a dit :

A Valence, on était 8 le jour J.

En effet : Plus jamais ça !!! 

Je crois que Grosacquet en fait encore des cauchemars certaines nuits d'été 

Vous voir avec autant de personnel en cuisine c'était beau 

 

Merci encore !

Et à bientôt 

[Reynald de Châtillon]

Intéressant d'avoir ce genre de retour!

 

Je pense néanmoins qu'il est tout à fait faisable d'organiser des repas chauds et/ou plus complexes que des sandwichs pour un IR (après est-ce nécessaire? je pense que non), cela demande simplement d'avoir un matériel adéquat pour un transport iso-thermique des cuisines à la salle.

 

Selon mon point de vue, la première nécessité pour un organisateur qui n'a pas forcément une grande expérience en cuisine est de supprimer le nombre de choses qui nécessitent du temps de préparation.

Ainsi, une entrée simple (salade) + un repas simple (sandiwch) + un dessert simple  (tarte maison) = repas extrêment compliquer à réaliser car il nécessite d'avoir des bénévoles travaillant sur les 3 plats, ainsi qu'un espace de stockage extensible.

 

Ma recommendation est d'aller au plus simple pour l'entrée et le dessert (par ex. un camembert + baguette par équipe pour l'entrée et fruits + chocolat pour dessert), ce qui permet de ramener au minimum le temps de préparation de ces deux plats, tout en proposant quelque chose de sympa.
Ainsi, on dégage du temps et de la main d'oeuvre pour le plat principal, soit pour proposer un sandwich plus élaboré, soit pour préparer un plat chaud si on a le matériel adéquat.

 

Au final, 50% du temps nécessaire peut être économisé sur l'entrée et le dessert.

 

Au final, les repas ont été très bien géré, sans retard d'aucune sorte donc bravo à vous.

Le seul bémol que j'ai remarqué, c'est le manque de préparation du staff de la buvette. Je sais que ce sont des parents / bénévoles, mais il manquait clairement un peu de leadership dans les équipes, ce qui avait pour effet de créer de la panique, du stress et des attentes à rallonges sans vraie raison

 

 

[Tartignolle]

il y a 42 minutes, Reynald de Châtillon a dit :

Ma recommendation est d'aller au plus simple pour l'entrée et le dessert (par ex. un camembert + baguette par équipe pour l'entrée et fruits + chocolat pour dessert), ce qui permet de ramener au minimum le temps de préparation de ces deux plats, tout en proposant quelque chose de sympa.
Ainsi, on dégage du temps et de la main d'oeuvre pour le plat principal, soit pour proposer un sandwich plus élaboré, soit pour préparer un plat chaud si on a le matériel adéquat.

 

Au final, 50% du temps nécessaire peut être économisé sur l'entrée et le dessert.

 

Oui, clairement, c'est quelque chose que j'ai pu constater également durant les Myreille Strategic Tournaments.

En mettant en entrée des tomates cerises et des bouts de fromage tranchés, et en dessert le combo fruits/tablettes de chocolat, on diminue le temps de préparation et on contente tout le monde puisque chacun peut compléter son repas avec la quantité d'entrée/dessert qu'il désire, ce qui est important puisque chacun n'a pas le même appétit ^^ 

[Kim]

Le gros problème au niveau des repas, tient au faible temps de repas et au nombre de participants. Il faut servir un maximum de personnes en une heure. Les repas froids permettent de gagner du temps en groupant tout dans un sac et en n'ayant pas de perte de chaleur. Au niveau des repas chauds, cela est possible sur des choses déjà chaudes. Je m'explique: Des plats en sauce comme une blanquette ou une daube sont déjà chauds et du coup, prennent moins de temps qu'un steak à cuire. Le problème, c'est que si chaque joueur vient faire la queue pour être servi, le service de tous les joueurs prend du temps (même en étant de type cafeteria côté organisation). La tendance des Inters actuellement est plus vers les 200 personnes et plus.

 

Faire du chaud est possible mais peut être trés casse-gueule si les orgas n'ont pas l'habitude d'organiser des repas chauds pour de gros groupes  (comme sur des gros GN par exemple). La logistique est plus importante que pour les repas froids.

 

Juste comme ça, mais servir 200 personnes en même temps, c'est quasiment du boulot de traiteur sauf que les effectifs humains en sont pas les mêmes que pour un traiteur.