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Warhammer Forum
Tartignolle

[IR 2019] Aide à l'Organisation

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Bonjour à tous !

 

J'ouvre un topic pour coordonner les différents bénévoles qui sont intéressés par participer à l'Inter-Régions 2019 du côté de l'équipe organisation :D 

 

Notre association a une équipe organisatrice restreinte à même de gérer l'événement efficacement. Toutefois, sur une manifestation de cette ampleur, toute aide supplémentaire est la bienvenue et permet de mettre en place un service de qualité supérieure, des animations,  mieux noter la peinture, laisser + de temps aux bénévoles pour profiter de la manifestation...

 

Voilà les postes où des personnes supplémentaires sont les bienvenues : arbitrage, juge peinture, table de marque, buvette, préparation des repas, prise de photos.

 

Nous espérons que les deux équipes HDF qui n'auront pas le chance de se qualifier viendront filer un coup de main :)

Pour tous les autres qui voudraient venir aider, contactez-moi ici ou par MP pour faire de cet événement une belle réussite !!

La bouffe et la picole sont comprises tout le week-end pour ceux qui aident à n'importe quel poste.


Liste des bénévoles avec effectifs optimaux (MàJ au 10/02,)

Arbitrage (/2 par jour) :

Juge Peinture (/4 une journéeé) :

Table de marque (/2 par jour) :

Buvette (/3 par jour) :

Préparation des repas (/3 par jour) :

Prise de photos (/1 par jour) :
 

Edited by Tartignolle

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Bonjour Tarti,

 

Je suis désolé mais je ne pourrai malheureusement pas me libérer ce w-e ci, c'est beaucoup trop chargé de mon côté entre le rudeby (avec l'accent) et la convention de jeu que je coorganise depuis 2 ans la semaine suivante.

 

Je te souhaite d'avoir l'effectif suffisant, un Inter en sous effectif orga, c'est juste l'horreur.

Ps: perso, je reste convaincu par le système: 1 région = 1 orga bénévole pour une survie de ce rendez vous.

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Salut Grosacquet,

 

Merci de ton message :) C'est triste de ne pas t'avoir au tournoi ! :( 

 

On essaye d'avoir un effectif suffisant, pour le moment c'est très compliqué donc on va devoir opter pour d'autres solutions que le bénévolat sur certains postes (passer des commandes de décors #jevaisteMPaufait, engager un photographe, prendre un traiteur qui fait tout et qui livre donc plus cher)... Ta solution est intéressante mais je doute qu'elle soit applicable en pratique, le nombre de réponses à ce post donne un indice ^^

 

Allez, n'hésitez pas, la bouffe et la picole sont comprises tout le week-end pour ceux qui viennent aider ^^

 

@Abhorach : tu voulais faire arbitre il me semble ?

@Braxx : tu viens faire juge peinture ?

 

 

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Bonjour/soir, 

 

Bon suite à divers événements, j'ai le plaisir de rejoindre la Team résistants donc désolé mais je ne pourrai juger la peinture... 

 

Braxx. 

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Le ‎27‎/‎02‎/‎2019 à 12:16, Tartignolle a dit :

 #jevaisteMPaufait

 

Tarde pas si c'est le cas, je suis bien bien bien blindé

 

Le ‎27‎/‎02‎/‎2019 à 12:16, Tartignolle a dit :

Ta solution est intéressante mais je doute qu'elle soit applicable en pratique, le nombre de réponses à ce post donne un indice ^^

 

Y'a bien un moment où les afficionados de ce rendez vous devront se rendre compte que ce n'est plus possible et qu'il faudra soit:

- mettre la main à la poche pour externaliser un maximum de prestation (ce que tu es en train de dire d'ailleurs pour ton rencart donc tu vas bien devoir impacter ton PAF)

- s'organiser niveau région pour piocher dans les vrais et prendre ce rôle d'aide Orga régional à tour de rôle chaque année. Bref, je sais que ça ne se réalisera pas mais ce serait bien la solution si vous (car je ne me compte pas dans ce groupe car l'Inter n'est pas une prio pour moi) ne voulez pas avoir un PAF à 50/60€ par personne.

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Le 28/02/2019 à 17:43, Braxx a dit :

Bonjour/soir, 

 

Bon suite à divers événements, j'ai le plaisir de rejoindre la Team résistants donc désolé mais je ne pourrai juger la peinture... 

 

Braxx. 

 

Bonsoir,

C'est bien noté, c'est cool que tu sois là côté orga ou côté joueur ! ;) 

 

Il y a 12 heures, Grosacquet a dit :

Tarde pas si c'est le cas, je suis bien bien bien blindé

 

Y'a bien un moment où les afficionados de ce rendez vous devront se rendre compte que ce n'est plus possible et qu'il faudra soit:

- mettre la main à la poche pour externaliser un maximum de prestation (ce que tu es en train de dire d'ailleurs pour ton rencart donc tu vas bien devoir impacter ton PAF)

- s'organiser niveau région pour piocher dans les vrais et prendre ce rôle d'aide Orga régional à tour de rôle chaque année. Bref, je sais que ça ne se réalisera pas mais ce serait bien la solution si vous (car je ne me compte pas dans ce groupe car l'Inter n'est pas une prio pour moi) ne voulez pas avoir un PAF à 50/60€ par personne.

 

Oui, tout à fait, dans tous les cas, il est compliqué de faire face à la pénurie de bénévoles sans impacter le PAF... Surement que les prochaines régions ou les clubs/associations plus "anciennes" (avec + de membres ou une dynamique associative + marquée) trouveront une solution ! Merci pour ces mots qui traduisent tout à fait mon ressenti de la situation :)

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En tout cas, si certains sont chauds, n'hésitez pas à me contacter ici pour venir filer un coup de main, on en a fort besoin :D

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Salut Tanguy,

Combien êtes-vous au juste dans l'équipe d'orga, à l'heure actuelle?

Je comprends que des bénévoles extérieurs soient les bienvenus pour aider à l'arbitrage ou à la notation peinture, mais à lire ton premier post j'ai l'impression que tu es carrément tout seul?

 

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Salut Tanguy,

 

Il n’était pas prévu que les équipes non qualifiées dans le Nord (soit 2/5 il me semble) viennent t'aider à l'orga?

 

Le paf à 60 € avec repas ça commence à piquer.

C'est dommage surtout pour les joueurs qui ont le moins de ressources et pour qui c'est déjà un effort financier important de venir.

 

A+

Edited by Kermit

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Heureusement que je paie pas de logement, car ça commence à faire cher. On a des goodies à ce prix là j'espère (autre que des tshirts de Mélanchon)? 

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Je pense qu'il faut de la transparence avant que le débat ne se transforme en pugilat. Tanguy, pose un détail des prestations et des coûts associés pour faciliter la prise de pilule.

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Je suis d'accord avec David. 

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Clairement,  àun tel coût la transparence est de mise. Tu réalises que ça fait quand même 60*6 360*34 =12240 euros. Ou va tout cet argent? Je suis prêt à payer si un tel prix est justifié sinon ce sera sans moi. ( Sans compter les coach + accompagnateurs qui paient aussi le même coût)

Edited by Luthorhuss

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Bonjour Tartignolle,

 

Je suis également du même avis que Luthorhuss.

Détailles nous avec preuves le coût des 60€ que tu nous demandes en participation. Car cela est vraiment TRÈS au dessus des prix que j'ai pu rencontrés depuis 15 ans de tournoi.

 

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Avec Preuves, c'est abusif. C'est une démarche accusatrice alors que la transparence n'est là que pour réduire les frais en amputant certains items éventuellement surfait (exemple: si un photographe est engagé ou un surplus de goodies ou une coupe de champagne au repas...)

Tartignolle bosse pour nous tous actuellement, il ne faut pas l'oublier. Je ne met pas en doute personnellement que les 60€ sont en rapport avec des idées, des envies, pour le bien de ce rendez vous et surtout pour compenser un manque de personnel. Un repas à 5€ de bénévole se transforme en 10 chez le traiteur, un serveur au bar, c'est pas le même cout que la tante du président, et j'en passe.

 

Comme j'aime le rappeler, nous étions rester à 30€ à Valence il y a quelques années avec 8 orgas et c'était une expérience exceptionnelle...et nocive pour nos organismes et notre mental, avec quelques tomates en fin de prestations pour des bouteilles trop chers ou des sandwichs un peu fades. Bref, merci Tanguy de faire ce point dès que possible pour que cela avance dans le bon sens et que nous cherchions collectivement des solutions.

Edited by Grosacquet

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En fait, c'est les 41€ surtout pour moi. Si il m'explique qu'on aura des goodies (token comme 3 pions objos, 2 équerres et/ou arc de vue et des cartes de pairing comme on a pu avoir en Savoie) et de belles tables conformes avec des décors conformes et jouable alors pourquoi pas. 


Après si c'est seulement pour payer des lots, je trouve ça pas top pour ceux qui n'en auront pas. 

 

Je ne cherche pas son tableau de compta mais juste des informations sur les 41€.  

 

La bouffe je m'enfou, je m'en passerai sûrement. 

 

Et autre truc que je ne comprend pas, pourquoi PayPal que pour les équipes étrangères? Perso, ça m'arrange d'utiliser PayPal qu'un chèque ou virement bancaire. 

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Sans trop m'avancer, je pense que le gros du ticket doit être pris par la salle.

 

Par exemple, sur les deux derniers Inters, la salle coûtait 3800€ à Périgueux pour le week-end (pour 3000 m2), ce qui n'est rien. En effet, sur Périgueux, la salle du Parc des expositions est concurrencée par une autre salle qui depuis quelques années lui pique tous les concerts et événements. Du coup, le parc des expositions est peu demandé et souvent vide.

 

Au niveau de la salle pour un Inter, il faut une surface de 2000 à 3000 m2 pour au minimum 200 joueurs. Or, dans chaque département, ce genre de salle ne court pas les rues. Il y en a une poignée dans chaque département/ région. Dans beaucoup de régions, ces salles sont souvent demandées (et les prix peu négociables du coup). De mémoire, au niveau des premières salles que Tartignolles avait trouvé, les prix tournaient autour des 10.000 € le week-end (pour 2000 m2).

 

Si je me base sur Périgueux, une augmentation de 15€ par joueur (avec 200 joueurs) implique que Tartignolles a la salle entre 6500 et 7000 €, ce qui est dans la fourchette basse des prix pour une salle de 2000 m2.

 

Maintenant, Tartignolles va peut être détailler les comptes mais voilà pour une première hypothèse concernant le prix du ticket.

 

Kim

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Merci Kim pour cette mise en contexte.

L'équipe Bretagne à pas de souci et soutien l'orga; après comme dis Grossacquet la transparence des coûts à titre purement informatif pourquoi pas, afin que chacun puisses juger par lui même des difficultés de l'orga. Et surtout afin de couper court à toute insinuation.

 

Mais à condition que cela n’enchaine pas avec des commentaires du style , quoi mais moi j'aurai trouvé bcp moins cher pour ça blabla ...

Bref que ceux qui n'ont jamais organisé d'évènement pour 200 personnes, ne parle pas sans savoir.

 

En tout cas on commence tous à être impatient d'y être.. La reflexion sur les listes approche la phase finale ^^...

Cordialement à a bientôt sur les champs de bataille ?

Edited by castelcerf

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Je ne pense pas que le budget soit déséquilibré à cause du prix de la salle, celui-ci était connu lors de la proposition avec un budget annoncé de 40€ repas inclus.

D’ailleurs il ne s’agit pas d’un parc expo mais de la salle polyvalente de Wavrin.

 

Visiblement le gros souci c’est l’absence de main d’œuvre.

 

Mais de toute façon on va être fixés rapidement.

@Tartignolle

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Tartignolles: Comptes moi au niveau de la main d' oeuvre. Je te tiens la buvette sur le week-end.

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Bonjour à tous,

 

Je vais répondre à vos questions que je comprends et qui sont tout à fait légitimes. Ce budget est le résultat de 3 mois de travail en solitaire, je peux vous assurer que j'ai fait au mieux et que les annonces pour le recrutement de bénévoles (qui effectivement, comme l'a dit @Gaspacho, est le principal problème) n'ont pas manqué. Je peux envoyer les différents liens avec "XXX vues et 0 réponses" aux intéressés, envoyez-moi un MP :) 

 

Le 05/03/2019 à 10:57, Gaspacho a dit :

Salut Tanguy,

Combien êtes-vous au juste dans l'équipe d'orga, à l'heure actuelle ? Je comprends que des bénévoles extérieurs soient les bienvenus pour aider à l'arbitrage ou à la notation peinture, mais à lire ton premier post j'ai l'impression que tu es carrément tout seul ?

 

@Gaspacho Pour l'instant, j'ai à ma disposition comme bénévoles qui sont sûrs de venir:

- 0 personne pour le samedi

- 1 personne pour le dimanche matin

- 0 personne pour le dimanche aprem

 

Je vous laisse apprécier le service qui peut être proposé avec cette team d'organisation "intime"...

 

Le 05/03/2019 à 16:07, Kermit a dit :

Salut Tanguy,

 

Il n’était pas prévu que les équipes non qualifiées dans le Nord (soit 2/5 il me semble) viennent t'aider à l'orga?

Le paf à 60 € avec repas ça commence à piquer.

C'est dommage surtout pour les joueurs qui ont le moins de ressources et pour qui c'est déjà un effort financier important de venir.

 

A+

 

@Kermit : C'est ce que je souhaitais et elles ont été fortement sollicitées en ce sens. Toutefois, je n'ai eu aucune confirmation depuis les qualifs Inter-Régions, et à part demander gentiment, proposer des contreparties et faire mes yeux doux (ce qui marche déjà pas terriblemment, d'habitude ^^), je ne peux pas y faire grand chose.

 

Je suis clairement d'accord avec toi sur l'effort financier effectué par les joueurs et tout le monde ici a bien compris que le coût de la manif doit être réparti le plus équitablement possible et ne peut être à la charge d'une petite asso comme la nôtre.

 

Le 05/03/2019 à 17:12, mweax a dit :

Heureusement que je paie pas de logement, car ça commence à faire cher. On a des goodies à ce prix là j'espère (autre que des tshirts de Mélanchon)? 

 

@mweax Oui, il y aura des goodies (voir budget que je précise dans le post suivant) ! Et pour les Résistants, on va vous trouver des goodies supplémentaires de gauchistes :D 

https://youtu.be/e3E4FiDBlT8

 

Le 05/03/2019 à 17:16, Grosacquet a dit :

Je pense qu'il faut de la transparence avant que le débat ne se transforme en pugilat. Tanguy, pose un détail des prestations et des coûts associés pour faciliter la prise de pilule.

 

Le 05/03/2019 à 20:51, Luthorhuss a dit :

Clairement,  à un tel coût la transparence est de mise. Tu réalises que ça fait quand même 60*6 360*34 =12240 euros. Ou va tout cet argent? Je suis prêt à payer si un tel prix est justifié sinon ce sera sans moi. ( Sans compter les coach + accompagnateurs qui paient aussi le même coût)

 

Le 06/03/2019 à 00:00, Ipo a dit :

Bonjour Tartignolle,

Je suis également du même avis que Luthorhuss.

Détailles nous avec preuves le coût des 60€ que tu nous demandes en participation. Car cela est vraiment TRÈS au dessus des prix que j'ai pu rencontrés depuis 15 ans de tournoi.

 

@Grosacquet, @Luthorhuss @Ipo Oui, je fais ça dans le post suivant pour + de clarté :) 

 

Le 06/03/2019 à 08:39, Grosacquet a dit :

Tartignolle bosse pour nous tous actuellement, il ne faut pas l'oublier. Je ne met pas en doute personnellement que les 60€ sont en rapport avec des idées, des envies, pour le bien de ce rendez vous et surtout pour compenser un manque de personnel. Un repas à 5€ de bénévole se transforme en 10 chez le traiteur, un serveur au bar, c'est pas le même cout que la tante du président, et j'en passe.

 

Le 07/03/2019 à 08:41, castelcerf a dit :

Mais à condition que cela n’enchaine pas avec des commentaires du style , quoi mais moi j'aurai trouvé bcp moins cher pour ça blabla ...

Bref que ceux qui n'ont jamais organisé d'évènement pour 200 personnes, ne parle pas sans savoir.

 

En tout cas on commence tous à être impatient d'y être.. La reflexion sur les listes approche la phase finale ^^...

Cordialement à a bientôt sur les champs de bataille ?

 

Il y a 21 heures, Kim a dit :

Tartignolles: Comptes moi au niveau de la main d' oeuvre. Je te tiens la buvette sur le week-end.

 

@castelcerf, @Kim Merci pour le soutien. Cela me rassure de voir que ceux qui ont déjà organisé des gros événements se sont bien rendus compte qu'une manifestation identique sans bénévoles c'est tout de suite un autre ordre de grandeur de budget !! 

 

Le 06/03/2019 à 09:42, mweax a dit :

Et autre truc que je ne comprend pas, pourquoi PayPal que pour les équipes étrangères? Perso, ça m'arrange d'utiliser PayPal qu'un chèque ou virement bancaire. 

 

C'est beaucoup plus facile pour la comptabilité car le Paypal de l'asso est en permanence utilisé pour les autres petits événements. Les étrangers n'ont pas de chèques donc on leur propose cette solution :) 

 

Edited by Tartignolle

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Merci pour la réponse et bon courage pour l'organisation de cet évènement que l'on attend tous !

 

Je rebondis,notamment suite au message de Mweax qui indique ne pas être concerné par la bouffe.

Au final c'est un poste qui nécessite bénévole + dépenses importantes.

 

Est-il inenvisageable de laisser les joueurs s'auto gérer sur cet aspect ?

Chacun ramène ses repas, ou alors laisser du temps en plus (30, 45min...) pour aller faire quelques courses dans une grande surface.

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Pour le budget, selon les devis que j'ai effectué auprès des différents professionnels et des diverses dépenses associées. Je ne détaille pas la partie "bouffe" (si c'est nécessaire, n'hésitez pas à me le dire) qui se suffit à elle-même avec un petit-déjeuner à 2€50 et un repas à 7€ ce qui est cohérent avec des produits de qualité achetés auprès d'artisans et livrés à la salle...

 

A nouveau, dès qu'on sort du bénévolat et qu'on veut faire les choses légalement, on doit avoir recours à des employés déclarés et compétents ce qui forcément change complètement la donne. Aussi, il est illégal de faire bosser quelqu'un plus de 10h par jour donc il faut forcément 2 personnes pour ceux qui sont en poste le samedi notamment (8h --> 21h30).

Citation

 


Pour la partie hors bouffe donc (total : 41*204 = 8364€)

- Salle : 600€ (pour info grosse chatte à Myreille d'avoir une salle de ce type à ce prix ^^)
- Location Tables Supplémentaires avec livraison : 1430€ (car la salle de Wavrin a des tables pour 120 joueurs, pas +)

- Goodies (1212€ soit 6€ par joueur)
- Photographe professionnel 2 jours (1020€)
- 2 Peintres professionnels 2 jours (pour juger la peinture : 900€)
- 2 Agents de sécurité professionnels 2 jours (obligatoire d'avoir quelqu'un avec Vigipirate : 1080€)
- Incitation à la participation des bénévoles pour la buvette (500€ - car il me faut au moins 5/6 personnes pour tenir la buvette par jour)
- Investissement décors asso (400€ : pour pouvoir faire un maximum de décors pas cher moi-même, sachant qu'à nouveau je suis le seul à faire des décors pour l'IR)
- Investissement décors extérieurs (900€ : commande DeepCut pour les tapis et professionnels de la création de décors comme David)
Total : 8042€

Reste : 322€ Somme de sécurité pour les petites factures et les dépenses imprévues.
 

 

 

Voilà, j'ai fait au mieux ^^ N'hésitez pas à me contacter pour des informations supplémentaires si besoin.

 

N'empêche, faites attention pour les années suivantes à ne pas décourager les organisateurs... Devoir détailler un budget ici même, perso je comprends et ça ne me dérange pas du tout, mais ça instaure pas vraiment un climat de confiance et de reconnaissance vis-à-vis des 3 mois de boulot sur mon temps libre que ça représente ;) Attention au clientélisme, ces tournois existent uniquement car il y a des gens assez volontaires pour les organiser, les expériences négatives côté orga se multiplient (ce qu'a dit David dans son post précédent, l'investissement énorme de Kim l'an dernier, Fala qui a fait un burn-out d'orga après l'IR Rouen...), j'espère que l'Inter-Régions continuera à vivre aussi longtemps que possible ^^

Edited by Tartignolle

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Merci Tanguy pour ce retour, il représente exactement ce que j'avais en tête, un budget qui propose une prestation de qualité, avec un minimum de bénévoles. Comme tu le dis, heureusement que le prix de la salle est minime. Je retire toute discussion autour du budget repas qui est effectivement très correct vis à vis de la présentation que tu en as fait et des engagements eco qualité que tu apportes. Pour le reste, ce sont des touches indispensables dues au manque de personnels comme la buvette par exemple. La présence de vigile est aussi une part de frais responsable qui ne peut être contourné. La présence de goodies, d'un photographe pro, de peintres pro sont des ajouts qualitatifs qui justifient amplement selon moi le surcout. Au revoir le jugement peinture critiqué, bonjour les photos de qualité, éventuellement avec plus de mise en scène réussie des participants.

 

Pour les derniers coût, c'est le traditionnel dilemme de la quantité de décors et de tapis nécessaires pour le tournoi. Si on regarde l'ensemble des clubs de France, on a surement tout le besoin (à voir la qualité ensuite...) mais clairement, qui est prêt à déplacer cet ensemble depuis chaque région? Est ce bien moins couteux de prévoir 3/4 voitures pleines de décors que de produire sur place (le voyage seul en bagnole Lyon Lille, ça douille). Sur ce point, je pense que le Moot ne participera pas à l'effort de prêt, le peu de joueurs participant à l'évent vont surement monter en TGV (attention, cette information ne vient pas des participants, il ne s'agit que de supputation).

 

Je conclurai qu'au regard de ton précèdent message, tu as mon soutien perso. Je te souhaite que ce rdv ne tourne pas en eau de boudin et j'espère que chaque équipe fera l'effort d'apporter une réponse claire d'ici la fin du mois concernant sa participation afin de respecter ton engagement.

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Salut à toi @Tartignolle,

 

Je me permets quelques petites questions/remarques :

 

Citation

- Photographe professionnel 2 jours (1020€)

Est-ce vraiment indispensable à une époque où tout le monde a un appareil photo ?

Sachant que la meilleure publicité est réalisée par les gros joueurs/hobbyistes sur les réseaux sociaux ?

 

Citation

- 2 Peintres professionnels 2 jours (pour juger la peinture : 900€)

Ne peut-on pas imaginer une notation faite par les adversaires ?

A la fin d'une partie les deux joueurs donnent une note à l'autre, comme ça chacun montre les conversions effectuées, prend le temps d'expliquer la note qu'il pense mériter et celle qu'il compte attribuer.

 

Bon courage en tout cas :)

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